¿Cómo funciona?

Normalmente, el contable utiliza los extractos (listado con columna de fecha, concepto e importe) para realizar los asientos contables correspondientes. En muchos casos, la información que viene en el extracto es incompleta, de forma que utiliza los justificantes (estadillos donde la información está más detallada) para completar la tarea de contabilización.El sistema muestra en la pantalla del usuario un formulario idéntico al extracto, ajustando automáticamente el formato para cada banco.

El usuario lee la fecha, el importe y el concepto y, dependiendo de la información que contenga la línea del extracto, el sistema actuará de diferente forma:

1. (La mejor): En el extracto viene quién nos paga o cobra. (P.ej. : “R/Telefónica”, “Recibo Endesa”, “Transferencia B41762006”, “Transf. Cta. De Fernández y Cia”). El sistema localizará la cuenta y creará el asiento.
2. Aunque no existe una cuenta que se corresponda con el concepto (p.ej., “Transferencia por 727€ el día 5” (que sabemos que es del alquiler del local), “Seguros Sociales”, “Cuota Prestamo”) podrá crear plantillas o filtros para indicar que siempre que el sistema se encuentre este concepto y, opcionalmente, entre un rango de importes y/o fechas, nos proponga las cuentas correspondientes con el concepto que hayamos definido. Una vez definidas las plantillas, el sistema creará los asientos de manera automática.
3. (La peor): No sabemos quién nos paga o cobra. (P.ej.: “Transferencia 184,00€”, “Recibo devuelto”, Remesa de recibos”, “Ingreso cheques”). Tendremos dos opciones: localizar manualmente la cuenta involucrada o, lo que suele ser más habitual, dejar que LAPIZ CONTABLE asigne el movimiento a una cuenta de Partidas Pendientes de Aplicación ligada al propio banco. Con esto, conseguiremos cuadrar el banco de una manera muy rápida y, a posteriori, completaremos la información contable para estos movimientos. Esto último se puede realizar de dos formas:
a. Utilizando el escáner para capturar desde el justificante (u otro origen impreso, P.ej., una hoja Excel) y leyendo p.ej., el nombre o el CIF del cliente que nos ha devuelto el recibo, o la remesa de recibos, o el desglose de los importes de la cuota de un préstamo, ….
b. Localizando de manera manual la cuenta de contrapartida.

El sistema preguntará al usuario siempre que tenga dudas sobre lo que debe hacer (p.ej., para dar a elegir entre dos cuentas o plantillas que puedan coincidir).


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