La principal característica de Docuware es la sencillez en su manejo. De hecho, mantiene un cierto parecido a como, habitualmente, se gestiona la documentación en papel: con bandejas y archivadores.
Imagine a la persona que recibe la documentación en su empresa. Probablemente, cuando un cliente le trae documentación, esta persona no va con un solo documento al archivo para clasificarlo, sino que los coloca en bandejas (cartas, facturas, documentos de clientes, faxes) y cuando ya tiene un número razonable de documentos o dispone de tiempo, los distribuye (correspondencia y fax) o clasifica cada uno en su archivador correspondiente.
Docuware funciona exactamente igual:
Los documentos se almacenan en bandejas a través de un escáner (preferiblemente con alimentador de hojas) o se arrastran desde el Explorador de Windows. Las bandejas serán, igual que en el caso anterior, de faxes, facturas, correspondencia, … Posteriormente el usuario selecciona uno o varios documentos de una bandeja y los arrastra al archivador correspondiente. De forma automática se muestra un visor con el documento y una ficha descriptiva del mismo. P.ej. si se tratara de facturas de proveedores, la ficha podría contener el nombre del proveedor, la fecha de factura, el concepto, …. El usuario rellena la ficha. Para ello podrá utilizar diferentes herramientas que eviten tener que escribir todos los datos (selección desde listas, relleno automático, OCR, códigos de barras, …).
Hecho esto, el documento queda almacenado y a disposición de los usuarios que necesiten consultarlo (imprimirlo, enviarlo por mail, modificarlo si se desea, …) |
