La mayoría de las empresas generan y reciben gran cantidad de documentación, tanto en papel como en formato electrónico, la cual es archivada con distintos criterios en función del soporte que la contiene: carpetas o clasificadores para papel y el ordenador o un CD-ROM para los correos electrónicos, documentos de WORD, etc.
Esto genera una serie de problemas fácilmente identificables, como es el espacio que hay que dedicar al archivo físico, el tiempo invertido en almacenar y recuperar la información o la falta de control sobre la misma.
A continuación relacionamos algunos de los inconvenientes más típicos en una gestión de archivo tradicional.
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Superficie útil desaprovechada, suciedad, deterioro, etc. |
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Tiempo de archivado y de recuperación de los documentos elevado. |
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Imposibilidad de recuperar la información por diferentes criterios. |
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Elevado número de fotocopias. |
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Dificultad para implantar sistemas de control de la documentación (confidencialidad, control de acceso,…) |
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Seguridad física de los documentos (incendio, dolo). |
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Dificultad de acceso a la información desde ubicaciones alejadas, sucursales y delegaciones. |
